Vorlagen

Zahlungserinnerung und Mahnung: Vorlagen für Freelancer

Eine gute Zahlungserinnerung ist kurz, höflich und konkret: Sie nennt Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit, macht das Bezahlen leicht und bleibt sachlich. Üblich ist die Reihenfolge Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzte Mahnung, jeweils mit einer neuen Frist. Verzugszinsen nach § 288 BGB erwähnen Sie erst in den späteren Stufen.

Die vier Stufen, zum Kopieren

1. Zahlungserinnerung (3 bis 7 Tage nach Fälligkeit)

Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung Nr. [Nummer]

Guten Tag [Name],

im Alltag geht schnell etwas unter, daher möchte ich freundlich an die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] vom [Rechnungsdatum] erinnern. Sie war am [Fälligkeitsdatum] fällig.

Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Bezahlen können Sie hier: [Zahlungslink]

Freundliche Grüße
[Ihr Name]
2. 1. Mahnung (7 bis 14 Tage nach Fälligkeit)

Betreff: 1. Mahnung: Rechnung Nr. [Nummer]

Guten Tag [Name],

zur Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag], fällig am [Fälligkeitsdatum], konnte ich leider noch keinen Zahlungseingang feststellen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum in 7 Tagen] auf das unten genannte Konto. Falls es ein Problem mit der Rechnung gibt, geben Sie mir bitte kurz Bescheid.

[Bankverbindung]

Freundliche Grüße
[Ihr Name]
3. 2. Mahnung (14 bis 21 Tage nach Fälligkeit)

Betreff: 2. Mahnung: Rechnung Nr. [Nummer]

Guten Tag [Name],

trotz meiner Zahlungserinnerung und 1. Mahnung ist die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] weiterhin offen. Sie war am [Fälligkeitsdatum] fällig.

Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [Datum in 7 Tagen]. Ich weise darauf hin, dass nach § 288 BGB Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Pauschale von 40 € berechnet werden können.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
4. Letzte Mahnung (21 bis 30 Tage nach Fälligkeit)

Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung Nr. [Nummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] ist trotz mehrfacher Erinnerung seit dem [Fälligkeitsdatum] unbezahlt.

Ich bitte Sie letztmalig, den Betrag zuzüglich Verzugszinsen von [Zinsbetrag] und der Pauschale von 40 € bis zum [Datum in 7 Tagen] zu überweisen. Geht bis dahin keine Zahlung ein, werde ich ohne weitere Ankündigung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

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Beim nächsten Mal

Vier Gewohnheiten, mit denen Rechnungen pünktlich bezahlt werden

  1. Vereinbaren Sie das Zahlungsziel schon im Angebot oder Vertrag als festes Datum: Dann gerät Ihr Kunde ohne Mahnung in Verzug.
  2. Nennen Sie in jeder Erinnerung Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit, und machen Sie das Bezahlen leicht (IBAN, Zahlungslink).
  3. Bleiben Sie höflich und sachlich: Oft steckt ein Versehen oder eine fehlende Freigabe dahinter.
  4. Erwähnen Sie Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale erst in der 2. oder letzten Mahnung, nicht in der ersten Erinnerung.

Vor der ersten Erinnerung

Gute Fragen.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich oft keiner: Auch eine freundliche Zahlungserinnerung nach Fälligkeit ist eine Mahnung im Sinne von § 286 BGB, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert. Die Begriffe unterscheiden sich vor allem im Ton.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Gesetzlich ist keine bestimmte Zahl vorgeschrieben. Üblich sind eine Zahlungserinnerung, eine 1. und 2. Mahnung und eine letzte Mahnung mit Frist, bevor Sie ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen.
Darf ich Mahngebühren berechnen?
Zwischen Unternehmen steht Ihnen bei Verzug eine Pauschale von 40 € je Rechnung zu (§ 288 Abs. 5 BGB); sie wird auf weitere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist in der Regel nicht erstattungsfähig.
Kann ich Mahnungen per E-Mail verschicken?
Ja, eine Mahnung ist an keine Form gebunden. Wenn später ein Mahnverfahren droht, ist ein Einschreiben für den Nachweis des Zugangs sicherer.

Der unangenehme Teil ist erledigt.

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